AUDITORIA ADMINISTARTIVA IZAMAR L.A.

Los insumos que incurre la empresa constituye principalmente de los gastos de oficina (gastos básicos como la electricidad) y el personal. El producto que se obtiene es un trabajo especializado de diseño.

La empresa para mantener una alta productividad, cuando recibe el proyecto, realiza una estimación del tiempo que tomara, y realiza una cotización en base al listado determinado de precios. Las socias aprueban la cotización y se realiza el proyecto en el tiempo estipulado, es decir, se puede realizar una medición IMMEDIATA sobre cada proyecto. (Referirse a anexo (d))
El tamaño de la empresa facilita que se mantenga un cierto grado de informalidad en cuanto al tema de la medición de productividad cuando nos referimos específicamente a la producción del trabajo ya que se lleva un control de cumplimiento de asignaciones donde lo más importante es el seguimiento de las tareas asignadas a cada uno de los diseñadores de la empresa. (Referirse al anexo (e)).
Este control se realiza con un tablero donde se señala para cada diseñador la tarea por cliente asignada. Dado que tiempo de ejecución de cada tarea es dependiente de la complejidad, no existe una fecha límite de entrega. Esto es debido a que en ocasiones algunos trabajos son tan sencillos que se pueden entregar el mismo día, tal es el caso de un diseño de un logo pequeño y sencillo, y en ocasiones es un tema de varios meses, más cuando se trata de entregar una revista que contiene una cierta información.

·         Medición de ventas:

o        Cada semana se realiza una reunión donde participan todos los miembros de la empresa (recordemos que son 4) y en ella se revisa el cumplimiento de las asignaciones encargadas, entregadas y cobradas. En situaciones donde no se ha cumplido con alguna asignación se procede a indagar con el diseñador a cargo la razón donde sale a relucir normalmente que esto se debe a un retraso provocado por el cliente, ya que el debe aprobar el diseño o el trabajo solicitado antes de proceder al diseño final y elaboración. Este es un paso que no puede ser omitido ya que el trabajo finalizado que no es aceptado o revisado previamente por el cliente puede no contar con el aval de este último lo que provocaría una pérdida en lo referente materiales, tiempo y esfuerzo empleado.

o        No existe una previsión de ventas a realizar como parte de un plan comercial de ventas para el año, en su lugar se ha optado por el señalar al vendedor (solo hay uno) que debe mantener una venta fija mensual con la clara intención de mantenerse por encima del punto de equilibrio.

o        Ante lo pequeño pero significativo del volumen de facturación se tiene que se realiza un reporte semanal de ingresos/gastos a los dos socios de la empresa, quienes forman parte de la empresa como empleados. Esto facilita que muchas veces el análisis se haga en cuestión de minutos y muy informal.

·         Estrategia para realizar mejoras:

o        La empresa mantiene un plan de observar a las grandes empresas del entorno que liderizan el mercado del diseño, con la intención de adaptar las grandes ideas a un nicho específico de clientes que han logrado a base de dar un buen servicio, siendo rápidos en la entrega, con trato personalizado y ofreciendo una serie de valores agregados que algunos de sus competidores no ofrecen, tales como la traducción de documentos, elaboración de textos, artículos específicos, editoriales y hasta la venta misma del producto final; recordemos que la empresa tiene como fuerte el diseño gráfico.

·         Consideración sobre los competidores

o        No se ha detectado por el momento competidores que ofrezcan el mismo servicio, en su lugar se han dedicado exclusivamente al diseño gráfico. Y esto se puede deber a que muchos de los diseñadores que son competencia, actúan en un sector un tanto informal, ya que están empleados para grandes empresas y mantienen un bajo perfil comercial, ofreciendo solo el servicio de diseño.

·         Estudio de Mercado

o        No existe un equipo de estudio de mercado, en su lugar, prefieren mantener el contacto directo personalizado con sus clientes, beneficiándose en esta estrecha relación por la comunicación, lo que les permite conocer directamente las necesidades de los actuales clientes, sus inquietudes y atender sus sugerencias. Este trato directo y personalizado ha redundado en recomendaciones escritas de sus clientes, permitiendo incorporar a su portafolio como parte de un dossier de presentación al momento de acercarse a nuevos clientes. Al momento los nuevos competidores solo se han integrado en un solo sector el cual es el del diseño, por lo que la amenaza aún existe, mientras ellos procuran el mantener las relaciones directas e integrar en su cartera de servicios nuevas opciones que en cierta forma garanticen la fidelidad de los actuales clientes.

·         Alineación de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo:

o        No existen objetivos definidos a corto plazo. Han establecido como prioridad principal el mantener sus clientes como lo han estado haciendo y ganar cada semana entre 3 y 5 clientes nuevos, aunque en la mayoría de los casos son clientes eventuales o de temporadas, es decir que solicitan trabajos específicos para cierta época del año.

·         Comunicación: la comunicación es un factor importante a considerar dentro de las Operaciones de la Empresa debido a que la eficiencia y eficacia de cada operación dependen de la misma- de la interrelación y la unificación en un objetivo final.

o        No existe una comunicación formal (escrita) y no se considera necesario a la escala de la empresa. El nivel de la empresa o el volumen de los trabajadores permite que la comunicación sea tan fluida que se realizan reuniones semanales con los 4 trabajadores de la empresa y se revisan todos los trabajos realizados y pendientes de cada semana, así como se analizan las cotizaciones pendientes en convertirse en facturación.