Procesadores de textos
1. La necesidad del ser humano de comunicar sus ideas, sus pensamientos, sus sueños y sus vivencias, surge desde los primeros tiempos. Los descubrimientos arqueológicos an-tiguos y recientes así lo revelan: escrituras cuneiformes, pinturas rupestres, glifos, tabli-llas grabadas, jeroglíficos, papiros, piedras talladas y otras formas de documentación, quedan como fieles testigos del paso de los años y del florecimiento y la decadencia de las diversas culturas humanas. Paso a paso se llevan a cabo descubrimientos tan impor-tantes como:
- El papel, que fue inventado por los chinos hace más de 2000 años, hecho de corteza de morera.
- El papiro de los egipcios, hecho con hojas de una planta llamada así, que se da en Egipto y en el valle del Jordán.
- El pergamino, procesado a partir de pieles de animales domésticos como la cabra y la oveja.
- La imprenta inventada por los chinos ya en nuestra era, y reinventada con sus famo-sos tipos móviles por el alemán Johann Gutenberg (1400-1468).
- La creación del primer taller de impresión en la Nueva España (Ciudad de México), de Juan Cromberger y Juan Pablos en 1539.
- La fundación de Cambridge Press en Nueva Inglaterra en 1628, con la colaboración de Stephen Day.
- La máquina de imprimir.
- La máquina de escribir.
- Las computadoras y los programas de propósito específico, dedicados al procesa-miento de documentos de texto.
2. La máquina de escribir comercial es uno de los inventos más revolucionarios del siglo XIX, porque permitió una gran evolución en los campos de la educación, la administra-ción y los negocios. La invención de la primera máquina de escribir que se fabrica de manera comercial, se atribuye al impresor y editor estadounidense Christopher Latham Sholes (1819-1890), quien patenta en 1868 la primera máquina de escribir práctica y rentable.
3. Antes, en 1714, Henry Mill obtuvo una patente en Inglaterra para el primer intento de máquina de escribir, que se quedó en el olvido. Otra patente para una máquina de escri-bir denominada “tipógrafo”, se concede en 1829 al inventor estadounidense William Austin Buró, se trataba de un semicírculo con caracteres que imprimía cada uno de ellos girando la rueda hasta la posición del carácter deseado, oprimiéndola contra el pa-pel. Resultaba tan lenta, que nunca fue comercializada. En 1833 el francés Xavier Progin crea una máquina que utilizaba ya los principios de la linotipia.
4. En 1925 se diseñan las primeras máquinas de escribir eléctricas. La International Busi-ness Machines Corporation, mejor conocida como IBM, participa en forma significativa en la construcción y diseño de más y mejores máquinas eléctricas, de tal manera que los operadores pudieran escribir más rápidamente y con menos esfuerzo, logrando escritos con una impresión limpia y uniforme. La aplicación de elementos electrónicos como el microprocesador y las memorias de ferrita para el almacenamiento masivo de datos en estas máquinas, sentaban las bases del proceso automático de textos. Otras empresas fabricantes de máquinas de escribir eléctricas fueron Smith-Corona, Olivetti, Olympia, et-cétera.
5. La aparición de las primeras computadoras personales a fines de la década de 1970, y el gran avance de la programación, incidieron en el uso de las computadoras para diversas tareas como el cálculo, la creación de modelos matemáticos, el procesamiento de datos, el dibujo, el diseño y el procesamiento de textos. Lo anterior trajo como consecuencia la decadencia del mercado de máquinas de escribir, y la utilización cada vez más frecuente de la computadora en las oficinas, en el hogar y, por supuesto, en las escuelas.
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6. Las ventajas de crear documentos con una computadora y un programa de procesa-miento de textos, contra hacerlo en alguna rudimentaria máquina de escribir mecánica o una funcional máquina eléctrica, son muchas:
- Corrección de errores sin tener que repetir todo el trabajo o parte de él.
- Inserción de nuevas palabras o párrafos en cualquier parte del documento.
- Inserción de tablas con capacidad de alojar imágenes o datos numéricos, y realizar operaciones atemáticas entre ellos.
- Inserción de imágenes en cualquier lugar del documento.
- Posibilidad de cortar y pagar texto e imágenes en cualquier parte del documento.
- Incorporación de ecuaciones complejas dentro del texto.
- Resaltado de títulos, subtítulos y párrafos completos con letra Negrita, Itálica, Subra-yada, con Color, Sombreado, etcétera.
- Aplicación de alineaciones y sangrados diversos y, tal vez lo más importante,
- La posibilidad de guardar el documento en forma de archivo, para conservarlo y ser reutilizado posteriormente.
7. El término Procesador de palabras (Word Processing) fue inventado por IBM en 1960 para utilizarlo con sus máquinas electrónicas de escribir, en español se utiliza más pro-cesador de textos. El primer procesador de textos comercial llamado WordStar, se desarrolló en 1978, para las microcomputadoras que utilizaban el sistema operativo CP/M. Después surgieron gran cantidad de programas como Apple Write I, Samna III, Word, WordPerfect y Scripsit, todos ellos desarrollados con interfaz en modo texto.
8. Muchos evolucionaron al modo gráfico, integrando en la ventana de trabajo o edición una tecnología denominada WYSIWYG, acrónimo de What You See Is What You Get, que significa “lo que ves es lo que obtienes”. En la actualidad existe una gran cantidad de programas de procesamiento de textos, pero sólo algunos han podido competir, aun-que en pequeña escala, con el más poderoso, sencillo y popular: Microsoft Word.
9. Lotus Word Pro. Procesador de textos incluido en el paquete de oficina SmartSuite Mi-llennium Edition 9.8 de Lotus IBM, que incluía Lotus 1-2-3, Lotus Freelance, Lotus Ap-proach, Lotus SmartCenter, Lotus Organizer y Lotus FastSite.
10. WordPerfect. Este procesador de textos fue el estándar en este tipo de programas hace varios años por sus poderosas funciones y características. Actualmente forma parte de la suite de oficina Corel WordPerfect X5 para Windows, que se considera la única com-petencia para Microsoft Office, por su versatilidad, y su bajo precio en el mercado.
11. Microsoft Word. Las aplicaciones de Microsoft se han posicionado como número 1 en el mundo, por su gran compatibilidad con todas las tecnologías y sistemas operativos de esta compañía. Word es la aplicación de Office, dedicada al procesamiento de textos.
12. El Procesador de textos Word 2010 es la herramienta de Office 2010 que facilita la crea-ción de documentos de texto en general de una manera rápida y casi automatizada, y que además ofrece la capacidad de editarlos; revisarlos y corregirlos, y formatearlos fá-cilmente para darles un toque profesional.
13. La interfaz de Word 2010 (y 2007) mantiene a la vista todas las herramientas que se ne-cesitan para escribir un documento de texto, editarlo, darle formato, guardarlo e imprimir-lo. Con menos operaciones se obtienen más resultados, por eso es una interfaz orienta-da a resultados.
14. Las ocho Cintas de opciones de Word 2010 se abren pulsando en las fichas corres-pondientes: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Corresponden-cia, Revisar y Vista. En cada una de ellas hay herramientas que permiten realizar ope-raciones relacionadas con lo que su nombre indica; por ejemplo, si se trata de revisar la ortografía de un documento, la herramienta correspondiente estará en la cinta de opcio-nes de la ficha Revisar.
15. Ficha Archivo
Es un elemento muy importante de la interfaz de Word. Al pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre él, aparece una ventana con los principales comandos que afectan a los archivos. Los vínculos de la izquierda abren ventanas con más opciones.
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16. Ficha Inicio
Las herramientas de las barras Estándar y de Formato de las versiones anteriores de Word, se encuentran ubicadas en la cinta de opciones Inicio, además de la nueva gale-ría de Estilos.
17. Ficha Insertar
Contiene comandos para insertar en el documento: páginas, tablas, diferentes tipos de ilustraciones, vínculos, hipervínculos y marcadores, encabezados y pies de página, cua-dros de texto, WordArt y otros textos especiales, ecuaciones y símbolos.
18. Ficha Diseño de página
Contiene comandos que permiten configurar el documento y asignar formatos predefini-dos, incluir marcas de agua, colores y bordes a las páginas, aplicar sangrías y espacia-dos, y organizar los objetos insertados.
19. Ficha Referencias
Herramientas para crear tablas de contenidos, notas al pie, citas bibliográficas, creación de títulos, índices y tablas de autoridades.
20. Ficha Correspondencia
Para crear documentos repetitivos como etiquetas, cartas modelo y sobres, tomando los datos de tablas de Excel o de bases de datos como Access.
21. Ficha Revisar
Comandos de revisión ortográfica y gramatical, inserción de comentarios, seguimiento y control de cambios, comparación y protección de documentos.
22. Ficha Vista
Para cambiar las vistas del documento, mostrar y ocultar símbolos y caracteres, ampliar o reducir la vista del documento, administración de las ventanas y creación de macroins-trucciones.
23. Fichas contextuales
Algunas de las más útiles novedades de las versiones 2010 y 2007 de Office son las He-rramientas contextuales. Al seleccionar cualquiera de los objetos incluidos en un do-cumento, como un cuadro de texto, un gráfico, una tabla, o una imagen, aparecen en la barra de título fichas contextuales adicionales, resaltadas con un color diferente a las normales. Debajo de la ficha del objeto seleccionado se muestran una o varias ventanas de opciones con comandos útiles para la operación que se está llevando a cabo, como dar formato, color, sombra, diseño, ubicación, tamaño, etcétera.
24. Elementos de las cintas de opciones
Al pulsar en cualquiera de las fichas de la cinta de opciones, aparecen todas las herra-mientas disponibles para realizar las operaciones que indica su nombre. Los comandos se encuentran agrupados en casilleros llamados Grupos, cuyo nombre se muestra de-bajo de la casilla, como Portapapeles, Fuente, etcétera.
25. Opciones de Word es uno de los principales comandos del Botón de Office de Word 2007 y de la ventana Archivo de Word 2010, porque en el cuadro de diálogo que apare-ce cuando se pulsa sobre el botón Opciones de Office, se configuran todos los paráme-tros y opciones del programa.
26. La creación de documentos de texto es muy sencilla, sobre todo cuando se cuenta con un programa como Word. Desde Office 95 se enfatizó el uso de asistentes para auto-matizar las tareas y Word 97 introdujo el ayudante de Office Clipo, que resultó muy útil para quienes se iniciaban en el uso de estos programas. En esta nueva versión de Word se ha eliminado el ayudante y se han potenciado las tareas y funciones inteligentes, así como el uso de galerías y plantillas, de tal manera que aún sin saber mucho sobre escri-bir textos, logrará excelentes documentos.
27. Inicie una sesión de Word de la manera clásica (en el menú Todos los programas) o con la opción Nuevo documento de Microsoft Office si la versión es 2007 o anterior. De inmediato aparece la interfaz de Word mostrando la vista Diseño de impresión. La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de documento en la que se in-troduce el texto que formará el documento. Puede cambiar la vista pulsando en la ficha Vista, con los comandos del grupo Vistas de documento, o pulsando en los Botones de vistas de la barra de estado.
28. Las Reglas aparecen cuando se pulsa el botón Regla. Abajo y a la derecha están las barras de desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el texto ha-cia la izquierda, derecha, arriba y abajo. Por último, se observa una barra conocida como Barra de estado, que ofrece los datos y estado del documento, así como los Botones de vistas y el Zoom.
29. Antes de escribir su primer texto, prepare la página para el tipo de documento que desea crear. Al abrir el programa, se ve en la parte superior de la página en blanco una peque-ña barra parpadeando llamada cursor. Observe el nombre y el tamaño de la fuente en el grupo Fuente de la cinta de opciones Inicio, que pueden ser calibri (cuerpo) de 11 pun-tos (es posible que en su sistema aparezcan otros valores). Puede cambiar la fuente y el tamaño de fuente con los comandos del grupo Fuente en la cinta de opciones Inicio.
30. La cinta de opciones Diseño de página contiene los principales comandos para configu-rar el documento; los del grupo Configurar página, permiten modificar la medida de los márgenes, la orientación de la hoja, el tamaño de la hoja, la cantidad de columnas y otros parámetros de diseño. Si pulsa en el botón Iniciador de cuadros de diálogo, se abre el cuadro de diálogo Configurar página, donde se tienen todos estos elementos juntos.
31. Introduzca el texto en la posición donde se ubica el cursor simplemente pulsando sobre las teclas alfabéticas o numéricas del teclado, como si se tratara de una máquina de es-cribir. También puede aprovechar la función Pulsar y escribir para ubicar el cursor en el lugar que desee introducir el texto, haciendo una doble pulsación del botón izquierdo del ratón en el lugar seleccionado. Esta función sólo se activa en las vistas Diseño de im-presión y Diseño Web.
32. Teclee el texto de la misma manera que lo haría en cualquier máquina de escribir. Para las letras mayúsculas deberá pulsar la tecla [Mayús] o [Bloq Mayús].
33. Si después de escribir una palabra advierte que cometió algún error, bórrelo utilizando la tecla [Retroceso].
34. Si tiene activadas las funciones automáticas de corrección de ortografía y gramática, al escribir los textos, las palabras con error se señalan con una línea quebrada de color ro-jo y las incongruencias gramaticales con color verde.
35. La ficha Archivo (Botón de Office en Word 2007) ofrece una serie de nuevas opciones que afectan a los archivos, además de las clásicas Guardar, Guardar como, Imprimir, etcétera.
36. El formato que Word asigna al documento de manera predeterminada es Word 2010, que es compatible con Word 2007; sin embargo, en el cuadro de diálogo del comando Guardar como puede seleccionar otro formato de entre muchos disponibles en la lista. Convertir a otro formato un documento puede ser muy útil cuando tiene que entregarlo a otra persona, que pudiera utilizar un procesador de textos diferente, o Word en una computadora Macintosh, por ejemplo.
37. Para cerrar el documento y continuar trabajando con Word, debe abrir la ficha Archivo (Botón de Office) y ejecutar el comando Cerrar. Si desea cerrar el documento y el pro-grama pulse en el botón Cerrar que se encuentra a la derecha de la barra de título o presione el botón Salir (Salir de Word) que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana Archivo (Botón de Office).
38. Para imprimir el documento, asegúrese que la impresora está conectada a la computadora y ejecute el comando Imprimir de la cinta de opciones Archivo (Botón de Offi-ce). El procesador de textos reconoce a la impresora predeterminada y adapta los do-cumentos automáticamente a sus características para sacarle el mejor provecho. En la ventana Imprimir aparece un listado de opciones que dependerán de la impresora insta-lada. Si antes de enviar a imprimir quiere tener una idea de cómo se verá el documento impreso, observe la Vista preliminar a la derecha de la ventana Imprimir.
39. Los procesadores de textos, además de hacer las veces de máquinas de escribir elec-trónicas, permiten guardar los documentos en forma de archivos con un nombre deter-minado. De esta manera, es muy fácil editarlos, hacerles cambios, darles formato, poner-les color, cambiarles el tamaño y el tipo de fuente, insertarles imágenes, tablas, ecuacio-nes y hasta sonidos, y volverlos a utilizar. Estas ventajas hicieron obsoletas las máquinas de escribir, y en su lugar, se utilizan cada vez más las computadoras, con un pro-grama de procesamiento de textos como Microsoft Word.
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40. La edición es un proceso necesario para lograr textos claros y concisos, que involucra operaciones para corregir, mejorar la redacción y presentación del texto, insertar o elimi-nar palabras o párrafos, borrar partes que no se desean en el documento, etcétera. Edi-tar es una de las tareas más importantes en la creación de documentos.
41. Una forma rápida de desplazarse por un documento es utilizando el comando Ir a, que permite llegar directamente a la página, nota de pie de página, comentario, sección, ta-bla, ecuación o marcador que se indique.
42. Para ejecutar el comando pulse en la ficha Inicio, lleve el apuntador del ratón al grupo Edición, pulse en la flecha para abrir la lista del botón Buscar y seleccione Ir a para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a activada. También se puede llegar a la misma ventana con las teclas [Ctrl]+[I].
43. En el campo Número de página escriba el número de la página a la que desea despla-zarse rápidamente. Una vez que completó el dato, elija Ir a o presione la tecla [Entrar].
44. Si utiliza el teclado, podrá moverse hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados con las teclas de flecha; para avanzar toda una ventana, la forma más veloz será pulsando [Av-Pág] y para regresar una ventana deberá presionar [RePág].
45. Si desea trasladarse con el ratón hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados para situarse en caracteres que no se ven en la pantalla, coloque el cursor sobre las flechas de las Barras de desplazamiento vertical y horizontal, que están en el lado derecho y en la parte inferior de la ventana de edición respectivamente. Mantenga presionado el botón izquierdo hasta que el carácter o página que busca se exhiba en la pantalla, entonces deje de pulsarlo.
46. Para hacer modificaciones al texto que se ha escrito o darle atributos especiales como: resaltado con negritas o cursivas, cambiarlo de lugar, borrarlo, copiarlo, etcétera, prime-ro hay que seleccionarlo. Existen muchas maneras para seleccionar texto. Sitúe el cur-sor al principio del párrafo donde va a iniciar la selección y pulse [F8], que es la tecla que activa la extensión de selección, luego pulse con el ratón en un lugar adelante o abajo para seleccionar el texto, desde la posición del cursor hasta donde pulsó con el ratón.
47. Pulsando varias veces la tecla [F8], se inicia un proceso gradual de selección: al presio-nar [F8] una vez se activa el comando de selección; pulsando dos veces se selecciona una palabra; tres veces, seleccionan una frase; cuatro, un párrafo y cinco, todo el do-cumento. También es posible seleccionar texto pulsando [F8] y las teclas de dirección o cursoras, [←], [→], [↑] y [↓]. Otra manera de seleccionar rápidamente todo el documento, es pulsando simultáneamente las teclas [Ctrl]+[E].
48. Word 2010 incluye además, el comando Panel de selección que abre a la derecha el panel Selección y visibilidad donde se pueden seleccionar los objetos insertados para ordenarlos o superponerlos como “capas”; es decir unos sobre otros, con las flechas Reordenar.
49. Se puede cambiar de lugar un texto dentro del mismo documento, sin perder sus estilos; seleccione el texto y active el comando Cortar del grupo Portapapeles. Coloque el cur-sor en la nueva posición del texto y active el comando Pegar del mismo grupo.
50. El Portapapeles de Office 2010 y 2007 permite Recolectar y pegar, esto significa que ha sido potenciado con 24 segmentos de memoria (buffers) independientes, que alojan igual cantidad de elementos (texto, gráficos, etcétera) para ser utilizados en el momento apropiado. De esta manera se pueden tener 24 fuentes para “pegar” lo que se va necesi-tando. Si copia o corta un elemento más, se elimina el primero y el nuevo texto u objeto se ubica en el último lugar. Para activar las 24 memorias del portapapeles, hay que abrir-lo primero pulsando o configurarlo para que recolecte elementos aunque no se encuen-tre visible.
51. Buscar y reemplazar es el comando que permite buscar un texto o formato determinado y reemplazarlo por otro. Algunas veces se necesita encontrar y reemplazar códigos y ca-racteres de control como marcas de tabulador, marcas de fin de párrafo, etc. También es muy común que se desee insertar en lugar de una palabra, el contenido del portapape-les, que podría ser otro texto o un gráfico, incluso. El botón Especial proporciona una serie de códigos de control que facilitan estas operaciones.
12:07
fs_juarez
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