1. Identifica las necesidades que satisface la informática
Imagina que trabajas en una
tienda de música y tu jefe te da una lista de los 100 discos más vendidos en el
mes; la lista incluye el género musical. Te pide que elabores en el procesador
de textos un archivo con diferentes carpetas, una para cada género musical. Los
géneros son Rock, Opera, Pop, Instrumental, Banda, Tropical, Clásica, Español,
Ranchera, Jazz. En el caso del Rock se hace la diferenciación en tres
subgéneros: Country Rock, Metal y Alternativo.
·
Ahora crea en el escritorio de Windows las
carpetas y subcarpetas, recuerda que con el botón derecho del ratón puedes
crear una carpeta.
·
Crea primero la carpeta que contendrá a las
otras, llámala "Los más vendidos", ahora haz clic en ella con el
botón izquierdo, ya dentro de esta carpeta, crea con el botón derecho las
carpetas para cada género. Recuerda que dentro de la carpeta Rock, deberás
crear tres más para cada subgénero.
·
Busca en Google la imagen de al menos un
representante de cada género, descárgala y guárdala en la carpeta que le
corresponda.
·
Para evitar que tu trabajo se pierda si alguien
lo borra del escritorio, haz un respaldo de tu archivo creando una copia en la
carpeta Documentos (incluida en Windows desde la instalación).
Ejercicio práctico:
Organización de documentos contables en Windows
Asignatura: Informática aplicada a
la Contabilidad
Tema: Identificación de las necesidades que satisface la informática en el área
contable.
Objetivo: Organizar, clasificar y respaldar documentos digitales relacionados
con las operaciones de una empresa.
1. Identifica las necesidades
que satisface la informática
Imagina que trabajas en el
departamento de contabilidad de una empresa comercial llamada Comercializadora
del Puerto, S.A. de C.V. Tu jefe te entrega diversos documentos contables
correspondientes al mes de octubre y te solicita que organices la información
digital para facilitar su consulta, registro y respaldo.
Los documentos están relacionados
con las siguientes áreas:
- Ventas
- Compras
- Ingresos
- Egresos
- Nómina
- Impuestos
- Estados financieros
- Bancos
- Inventarios
- Clientes y proveedores
Además, el área de impuestos
requiere que los documentos fiscales se organicen en tres categorías: facturas
emitidas, facturas recibidas y declaraciones fiscales.
Tu tarea consiste en crear una
estructura de carpetas en Windows que permita organizar esta información de
manera lógica y segura.
2. Instrucciones de la
actividad
Paso 1. Crear la carpeta principal
En el escritorio de Windows, crea
una carpeta llamada:
Contabilidad Comercializadora del
Puerto
Esta carpeta contendrá todos los
documentos digitales del departamento contable.
Paso 2. Crear las carpetas por
área contable
Dentro de la carpeta principal,
crea una carpeta para cada una de las siguientes áreas:
·
Contabilidad Comercializadora del Puerto
·
Ventas
·
Compras
·
Ingresos
·
Egresos
·
Nómina
·
Impuestos
·
Estados financieros
·
Bancos
·
Inventarios
·
Clientes y proveedores
Paso 3. Crear subcarpetas para los
documentos fiscales
Entra a la carpeta Impuestos y
crea las siguientes subcarpetas:
- Facturas emitidas
- Facturas recibidas
- Declaraciones fiscales
Dentro de la carpeta Bancos, crea
otras tres subcarpetas:
- Estados de cuenta
- Depósitos
- Transferencias
Paso 4. Crear documentos contables
de ejemplo
Abre el Bloc de notas de Windows y
crea los siguientes archivos. Guarda cada uno en la carpeta que le corresponda.
|
Nombre del archivo
|
Contenido sugerido
|
Carpeta
|
|
Ventas_Octubre.txt
|
Registro de ventas del mes
|
Ventas
|
|
Compras_Octubre.txt
|
Relación de compras realizadas
|
Compras
|
|
Ingresos_Octubre.txt
|
Dinero recibido por la empresa
|
Ingresos
|
|
Egresos_Octubre.txt
|
Gastos y pagos realizados
|
Egresos
|
|
Nomina_Octubre.txt
|
Relación de sueldos y salarios
|
Nómina
|
|
Declaracion_Octubre.txt
|
Control de declaraciones
fiscales
|
Impuestos / Declaraciones
fiscales
|
|
Estado_Resultados.txt
|
Resumen de ingresos, costos y
gastos
|
Estados financieros
|
|
Inventario_Octubre.txt
|
Relación de mercancías
existentes
|
Inventarios
|
Escribe información ficticia en
cada documento. No utilices datos personales ni información fiscal real.
Paso 5. Buscar imágenes de
documentos contables
Utiliza Google Imágenes para
localizar ejemplos ilustrativos de los siguientes documentos:
- Factura electrónica.
- Recibo de nómina.
- Estado de cuenta bancario.
- Estado de resultados.
- Inventario de mercancías.
Descarga una imagen de cada tipo y
guárdala en la carpeta correspondiente. Utiliza imágenes de ejemplo, sin datos personales
reales.
Paso 6. Realizar un respaldo de la
información
Para evitar la pérdida de
información, realiza una copia de seguridad de toda la carpeta principal.
- Selecciona la carpeta Contabilidad Comercializadora
del Puerto.
- Haz clic con el botón derecho del ratón y
selecciona Copiar.
- Abre la carpeta Documentos de Windows.
- Haz clic con el botón derecho y selecciona Pegar.
- Comprueba que la copia contiene las carpetas y
archivos creados.
3. Actividad de reflexión
Contesta las siguientes preguntas
en tu cuaderno o en un documento de Word.
- ¿Qué necesidad del departamento contable satisface
la organización de archivos digitales?
- ¿Por qué es importante separar las facturas
emitidas de las facturas recibidas?
- ¿Qué ventajas ofrece guardar los documentos
contables en carpetas y subcarpetas?
- ¿Qué podría suceder si una empresa pierde sus
archivos contables?
- ¿Por qué es importante realizar copias de seguridad
de la información financiera?
- ¿Cómo ayuda la informática a localizar rápidamente
un documento durante una auditoría?
- ¿Qué medidas de seguridad deben aplicarse para
proteger los documentos contables?
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Ejercicio práctico 2:
Administración y respaldo de archivos contables en la nube
Asignatura: Informática aplicada a
la Contabilidad
Tema: Creación, organización, renombrado y respaldo de archivos digitales.
Objetivo: Aplicar herramientas de Windows y almacenamiento en la nube para
administrar documentos contables de una empresa.
Situación problemática
Imagina que trabajas como auxiliar
contable en la empresa Distribuidora Veracruzana, S.A. de C.V. Tu jefe te
entrega una carpeta con documentos contables de octubre. Sin embargo, los
archivos tienen nombres desordenados y algunas carpetas necesitan ser reorganizadas.
Tu jefe te solicita corregir los
nombres, clasificar los documentos y crear una copia de seguridad en la nube
para que la información esté disponible en caso de que la computadora presente
una falla.
Instrucciones de la actividad
1. Crear la estructura de
carpetas
En el escritorio de Windows, crea
una carpeta llamada Contabilidad Octubre.
Dentro de ella, crea las
siguientes carpetas:
Contabilidad Octubre
01 Ventas
02 Compras
03 Bancos
04 Nómina
05 Impuestos
06 Estados Financieros
2. Cambiar el nombre de las
carpetas
Tu jefe considera que los nombres
deben ser más claros y uniformes. Realiza los siguientes cambios utilizando la
opción Cambiar nombre del menú contextual o la tecla F2.
|
Nombre original
|
Nuevo nombre
|
|
01 Ventas
|
01 Registro de Ventas
|
|
02 Compras
|
02 Registro de Compras
|
|
03 Bancos
|
03 Operaciones Bancarias
|
|
04 Nómina
|
04 Sueldos y Salarios
|
|
05 Impuestos
|
05 Obligaciones Fiscales
|
|
06 Estados Financieros
|
06 Reportes Financieros
|
3. Crear archivos y cambiar sus
nombres
Abre el Bloc de notas de Windows y
crea los siguientes archivos con información ficticia. Guárdalos inicialmente
en la carpeta principal Contabilidad Octubre con los nombres originales
indicados.
|
Nombre original
|
Nombre nuevo
|
Carpeta de destino
|
|
doc1.txt
|
Ventas_Octubre.txt
|
Registro de Ventas
|
|
doc2.txt
|
Compras_Octubre.txt
|
Registro de Compras
|
|
banco.txt
|
Estado_Cuenta_Octubre.txt
|
Operaciones Bancarias
|
|
personal.txt
|
Nomina_Octubre.txt
|
Sueldos y Salarios
|
|
sat.txt
|
Control_Impuestos_Octubre.txt
|
Obligaciones Fiscales
|
|
reporte.txt
|
Estado_Resultados_Octubre.txt
|
Reportes Financieros
|
Para cada archivo:
- Escribe dos o tres líneas relacionadas con su
contenido.
- Guarda el archivo con el nombre original.
- Cambia su nombre utilizando F2.
- Corta el archivo con Ctrl + X.
- Entra en la carpeta correspondiente y pégalo con Ctrl
+ V.
- Verifica que el archivo se encuentre en la
ubicación correcta.
Importante: Al guardar desde el
Bloc de notas, selecciona el tipo Todos los archivos si es necesario para
evitar que se agregue una extensión .txt duplicada.
4. Crear un respaldo local
Antes de utilizar la nube, realiza
una copia de seguridad en la computadora.
- Regresa al escritorio.
- Copia la carpeta completa Contabilidad Octubre.
- Abre la carpeta Documentos.
- Pega la carpeta y cambia el nombre de la copia a Respaldo
Contabilidad Octubre.
Comprueba que la copia contenga
las seis carpetas y los seis archivos correctamente organizados.
5. Respaldar la información en
la nube
Utiliza una cuenta autorizada de
almacenamiento en la nube, como Google Drive o Microsoft OneDrive.
Opción A. Google Drive
- Ingresa a drive.google.com.
- Inicia sesión con tu cuenta autorizada.
- Crea una carpeta llamada Respaldo Contable Octubre.
- Sube la carpeta Contabilidad Octubre o los archivos
y subcarpetas que contiene.
- Comprueba que los documentos se hayan cargado
correctamente.
Opción B. Microsoft OneDrive
- Ingresa a onedrive.live.com.
- Inicia sesión con tu cuenta autorizada.
- Crea una carpeta llamada Respaldo Contable Octubre.
- Utiliza Cargar para subir los documentos y las
carpetas.
- Verifica que los archivos estén disponibles en
línea.
Nota: Para este ejercicio utiliza
únicamente información ficticia. En una empresa real, los documentos contables
deben almacenarse en cuentas autorizadas y con permisos de acceso adecuados.
6. Verificar el respaldo
Realiza las siguientes
comprobaciones:
- La carpeta principal tiene el nombre correcto.
- Las seis carpetas tienen sus nuevos nombres.
- Los seis archivos fueron renombrados correctamente.
- Cada archivo está en la carpeta que le corresponde.
- Existe una copia local en Documentos.
- Los documentos aparecen en el servicio de nube.
- Abriste al menos un archivo desde la nube para
comprobar que funciona.
7. Preguntas de reflexión
Contesta en tu cuaderno o en un
documento de Word.
- ¿Qué diferencia existe entre cambiar el nombre de
un archivo y moverlo a otra carpeta?
- ¿Para qué sirve la tecla F2 en Windows?
- ¿Qué ventajas tiene utilizar nombres descriptivos
para los archivos contables?
- ¿Cuál es la diferencia entre un respaldo local y
uno en la nube?
- ¿Qué sucede si un archivo se guarda en la nube,
pero no termina de cargarse?
- ¿Por qué no se deben compartir documentos contables
con personas no autorizadas?
- ¿Qué harías para recuperar un archivo si se pierde
de la computadora?
10:30
fs_juarez
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