Laboratorio de informática | Base de Datos

 

Todo mundo ha tenido alguna vez la necesidad de consultar o crear una

base de datos: el estudiante puede revisar los listados de los resultados

de los exámenes de admisión; el profesionista tiene que elaborar directorios

y agendas de trabajo; el comerciante trabaja con listas de precios y

listados de inventarios; el médico puede llevar los registros y expedientes

de sus pacientes; la secretaria tiene que consultar directorios telefónicos,

agendas y expedientes; el abogado guarda grandes cantidades de información

y ha de consultar extensos libros de leyes y reglamentos, y el catedrático

debe llevar el control de asistencia y calificaciones de sus alumnos.

Este capítulo, aunque pequeño, quizás le resultará de mucha utilidad

porque trata un tema muy útil casi en cualquier ámbito: las bases

de datos. La aplicación de Microsoft Office, Access, que se ofrece en la

versión Professional, resulta imprescindible para cualquier persona o empresa

pues ayuda a organizar toda la información con la que se trabaja en

la computadora.

8.1 Qué son las bases de datos

Aunque pudiera parecer complicado entender el término, base de datos

es uno de los conceptos más utilizados por cualquier persona, tenga o no

contacto con las computadoras, ya que casi todos hemos tenido que trabajar

con una de ellas en algún momento. Las bases de datos se han utilizado

desde tiempos remotos, aunque no se hayan denominado de esa

manera, ya que se puede decir que una base de datos es cualquier colección

de datos compilados.

Sin embargo, con la introducción de las computadoras en el ámbito de

la educación, los negocios y los medios de información, por citar algunos

ejemplos, se acuñaron los términos Database (Base de datos) para una

colección o recopilación de datos relacionados y organizados en forma

electrónica, y DBMS, DataBase Manager System (Sistema de administración

de bases de datos) para el programa que se encarga de crear y administrar

la base de datos, de tal manera que Microsoft Access es un DBMS

y los archivos que genera y administra son las Bases de datos.

¿Ha usado un directorio telefónico alguna vez? Pues un directorio telefónico

es una base de datos en la cual aparecen nombres, domicilios y números

telefónicos, ordenados de la manera más conveniente. Las tablas

estadísticas de cualquier tipo: cifras de población, volúmenes de producción,

relación de personas damnificadas en sucesos inesperados, listas

de productos y sus características, afluencia de turistas, fluctuaciones del

mercado de valores, movimientos migratorios, paridades monetarias, y en

general, sobre cualquier tema, son bases de datos.

de renglones y columnas; es decir, en forma tabular, como la información

financiera o contable. Si los datos se encuentran estructurados, no importando

los temas (comerciales, médicos, escolares, periodísticos o sociales),

se está trabajando con bases de datos. Sin embargo, ¿cómo procesar

esa información con ayuda de una computadora? ¿Cómo aprovechar esos

datos para tomar mejores decisiones? Ese es el trabajo de Access.

¿Qué ventajas representa tener esta información en una computadora,

y no en las tradicionales hojas tabulares o tarjetas de control? Las principales:

facilidad en el procesamiento de la información, gran velocidad de

respuesta, posibilidad de organizar los datos conforme a criterios distintos,

precisión en los cálculos y obtención de informes fácilmente. ¿Se necesitan

más razones para decidirse a emplear una computadora en lugar

de los procedimientos manuales? La Figura 8.1 muestra una base de datos

bien estructurada.

Nota:

Una base de datos se integra con elementos

que tienen algún tipo de relación,

lógica o causal entre sí; por lo

tanto, cuando se agrupan datos que

nada tienen que ver los unos con los

otros, no se tiene una base de datos.

No se trata de reunir datos dispersos

en una base de datos, ya que de nada

servirán juntos. En una base de datos

se deben reunir elementos informativos

u observaciones, llamados datos,

que respondan a una problemática

en particular, con un interés para

quien la está integrando.