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fs_juarez
Un sistema administrativo...
Es un software
auxiliar electrónico que te permite un manejo más rápido y seguro de tus
procesos de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y
contables de una empresa. La información que ingreses en tu computadora es la
que podrás procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos
que, de otra manera, te tomaría más tiempo lograr
¿Qué es Aspel-COI?
Procesa,
integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa
en forma segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y
funciones para el manejo de la contabilidad electrónica, de acuerdo a las
disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes,
documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado
financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes
declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IVA, ISR y
DIOT. Mantiene interfaz con los sistemas Aspel y hojas de cálculo, lo que
contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.
Como
parte de la Reforma Fiscal 2014, se establecen reglas a las que se debe llevar
la contabilidad de la empresa, como su registro en medios electrónicos y la
obligación de asociar los documentos comprobatorios a los asientos contables
incluyendo los CFDI, entre muchos aspectos más
Contabilidad
electrónica
Contabilidad
electrónica es la obligación que tienen los contribuyentes obligados a llevar
la contabilidad, de realizarla a través de medios electrónicos, así como de
ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de
Internet del Servicio de Administración tributaria, de conformidad con reglas
de carácter general.
Fundamento:
Art. 28 del Código Fiscal de la Federación.
Los registros o
asientos contables deberán: Permitir la identificación de cada operación, acto
o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a
los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma
que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y
cuotas.
Fundamento:
Art. 33-B Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
Información a
enviar
·
Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, al
cual se le deberá agregar un campo con el Código agrupador establecido en el
Anexo 24 apartados Ay B de la Segunda Resolución de Modificaciones.
·
Balanza de comprobación que incluya los saldos
iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las
cuentas de activo, pasivo, capital resultados (ingresos, costos, gastos) y
cuentas de orden.
·
En el caso de la Balanza de cierre del ejercicio
se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se
registren.
·
Información de las Pólizas generadas incluyendo
el detalle por transacción:
o
En cada póliza debe de ser posible distinguir
los CFDI que soporten la operación.
o
Debe ser posible identificar los impuestos.
o
En las operaciones relacionadas con un tercero
deberá incluirse el RFC de éste.
Para mayor
información sobre contabilidad electrónica, dirígete a la siguiente página del
SAT: Contabilidad electrónica.
PÓLIZA
Una póliza
contable es un documento que registra las operaciones financieras de una
empresa o persona. Puede ser física o digital.
Las pólizas
contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar
las transacciones financieras de una empresa. Son una parte fundamental del
proceso de registro contable y forman parte del sistema de control interno de
operación de una organización.
Características
- Incluye la fecha, descripción, cuentas contables
afectadas, montos debitados y acreditados
- Permite llevar un registro preciso y confiable
- Ayuda a tomar decisiones informadas
- Sirve para determinar la Declaración de Impuestos
Anual
Tipos de
pólizas contables
- Póliza de ingresos: Registra los
movimientos que incrementan el patrimonio de la empresa.
- Póliza de egresos: Registra los
movimientos que implican salida de dinero.
- Póliza de diario: Registra los
movimientos internos de la empresa que no implican entrada o salida de
dinero.
Elementos de
una póliza contable
- Encabezado: nombre de la empresa, fecha, número y
tipo de póliza.
- Cuerpo: número y nombre de las cuentas y subcuentas
de cargo y abono.
- Pie: concepto de la operación y nombre de la
persona que la elaboró.
Generación de
pólizas contables
- Se pueden generar de forma manual o
automática
Interfaz con
otros sistemas de la línea Aspel
Comunicación
inmediata
Aspel-COI es la
columna medular en la administración de tu empresa, ya que recibe información
proveniente de todos los demás programas de la línea Aspel para su
contabilización.
Esto ahorra tiempo y te evita errores, ya que no tendrás que volver a capturar
información generada en procesos de otros sistemas.
En Aspel SAE
generas una póliza modelo con las Ventas, Compras, Inventarios, Cuentas por
Cobrar y Cuentas por Pagar registradas en el sistema. Posteriormente, desde la
opción Pólizas Modelo puedes grabar e integrar automáticamente toda esta
información en tu contabilidad.
A partir de la
versión 5.0 de Aspel-COI y 4.0 de Aspel-SAE, esta integración o interfaz podrá
realizarse en línea, es decir, se afectará directamente la contabilidad de tu
empresa.
Puedes indicar
Aspel-BANCO 3.0 una Contabilización en línea de los movimientos bancarios que
tengan un concepto vinculado con una cuenta contable de Aspel-COI.
Contabiliza
aportaciones
Interfaz con el sistema Aspel-NOI Puedes contabilizar todos los
conceptos de nómina (IMSS, SAR, ISR, entre otros.) por medio de una póliza
modelo generada en este sistema. Posteriormente la integrarás automáticamente
en tu contabilidad por medio de la opción Pólizas Modelo.
Interfaz con el sistema Aspel-CAJA
Genera una póliza modelo de ventas e ingresos del día para ser contabilizadas
en Aspel-COI.
Observaciones
- Para conocer cómo se lleva a cabo cada una de estas
interfaces, dirígete a los procesos que las explican con mayor detalle en
sus respectivos manuales.
- Para mayor información sobre estos productos,
dirígete a la página de Aspel en Internet en la sección de productos o
comunícate con tu distribuidor.
Interrelación
entre módulos
Qué es
Los movimientos
que captures de la información de tu empresa se registran de inmediato en los
catálogos, modificando y complementando los datos de los archivos y catálogos
interrelacionados.
Observaciones
En algunas
situaciones y dependiendo de la manera en que decidas operar tu programa,
podrás capturar tu información sin que afecte la contabilidad, para luego
actualizarla con alguna de las herramientas diseñadas para ello.
Tabla rápida
de catálogos, parámetros y valores
|
Catálogo o
Función |
Para qué
sirve |
|
Cuentas |
En este
catálogo podrás llevar una lista ordenada de las cuentas empleadas en la
contabilidad de tu empresa pudiendo identificarlas por su nombre y número
correspondiente, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de tu
empresa. En este catálogo se registran todas las variaciones que dichas
cuentas puedan tener por las operaciones efectuadas en el negocio, las
variaciones a su vez afectarán a las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. La
información almacenada en este catálogo también servirá para conocer los
valores con los cuales se forman los estados financieros, es por eso la
importancia de llevar un registro de cuentas con todas las variaciones de
éstas. Adicionalmente
podrás llevar:
|
|
Cuentas
departamentales |
Este catálogo
contiene todas las cuentas manejadas por tu empresa pero ordenadas o
concentradas por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a
una cuenta se conozcan por los centros de costo que los originaron. Para
llevar este control por departamentos la cuenta debe darse de alta
previamente desde el catálogo de cuentas o desde este catálogo para
posteriormente definirle o asignarle los saldos por departamentos. Adicionalmente
podrás llevar un control de:
|
|
Pólizas |
Las pólizas
son aquellos documentos donde se registran cada una de las variaciones o
movimientos que puede tener una cuenta, es decir, los aumentos o
disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo, o Capital por las
operaciones del negocio, los cuales se registran en las cuentas
correspondientes por medio de cargos y abonos. |
|
Pólizas
Modelo |
A diferencia
del catálogo de pólizas, en este catálogo podrás generar pólizas que no
afecten de manera inmediata la contabilidad de la empresa, de tal forma que
posteriormente, después de su revisión las puedas integrar. Estas pólizas
se graban en un archivo, independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma,
podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya
quedado pendiente de definir al momento de la captura. También las puedes
utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren modificaciones
sustanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva. |
|
Balanza de
comprobación |
Es una
consulta que tiene como objetivo comprobar si todos los cargos y abonos de
los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de mayor,
respetando la partida doble. En
consecuencia, es la lista o extracto de saldos o total de los débitos y de
los créditos de las cuentas de mayor que tiene por objeto determinar la
igualdad de cargos y abonos asentados y fijar un resumen básico para los
estados financieros. |
|
Balanza de
comprobación con departamentos |
Es la
consulta o reporte que tiene como objetivo comprobar si todos los cargos y
abonos de los asientos del Diario han sido registrados en las cuentas de
mayor, respetando la partida doble, pero de las cuentas departamentales. |
|
Activos |
Es el
catálogo donde se muestran todos los bienes y derechos que son propiedad de
la empresa. Con este catálogo el sistema te permitirá administrar mejor tus
activos, proporcionándote información contable y fiscal. Los datos indicados
en cada activo serán los que se consideren para realizar cálculos como la
depreciación, revaluación, entre otros. La consulta de este catálogo se podrá
personalizar según tus necesidades. Desde este
catálogo podrás consultar la revaluación y depreciación de cada activo |
|
Mantenimiento
y Seguros |
Desde el
Catálogo Activos se muestra una pestaña con el nombre de
Mantenimiento y otra con el nombre Seguros, estas pestañas contienen
información sobre el mantenimiento del activo así como los datos de su
seguro.
|
|
Depreciación |
El sistema te
proporciona una consulta donde podrás observar un listado de los activos, con
la información de la depreciación de los activos. Los datos que el sistema
considera para calcular la depreciación, así como la actualización, se
definen en parámetros de depreciación. |
|
Revaluación |
Esta consulta
proporciona la información necesaria para calcular la revaluación de los
activos de la empresa, así como, la actualización del porcentaje de vida útil
del activo, proceso ubicado dentro de los parámetros de revaluación. |
|
Tipos de
activos |
Los tipos de
activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen
tratamientos similares en cuanto a depreciación y revaluación. Los datos
definidos en los tipos de activos serán los que el sistema sugiera al dar de
alta los activos. Manejo de
tipos de activos |
|
Departamentos |
En este
catálogo se pueden dar de alta los diferentes departamentos en los que
estarán clasificadas las cuentas. Las cuentas de tu catálogo se pueden
organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una
cuenta se conozcan por las áreas de la empresa que los originaron. |
|
Conceptos
de pólizas |
Este catálogo
te permite dar de alta los conceptos, descripciones o razones que se utilizan
para identificar una póliza y/o los diferentes movimientos realizados en
ésta. |
|
Monedas |
Contiene la
información de los tipos de cambio que se manejan en tu contabilidad. |
|
Presupuestos |
Consulta
donde podrás revisar y generar los presupuestos asignados o aprobados para
cada cuenta, realizando revisiones mensuales o anuales. |
|
Centro de
costos |
Catálogo
complementario al de departamentos, el cual te servirá para subdividir los
departamentos por centros de costos para una mejor administración, por ejemplo:
|
|
Proyectos |
Catálogo
complementario al de departamentos y centros de costos, el cual te servirá
para subdividir aún más los departamentos o centros de costos para una mejor
administración de la contabilidad de la empresa, por ejemplo:
|
Cuentas
acumulativas y de Detalle
El sistema
Aspel-COI maneja los tipos de cuentas acumulativas y las cuentas de detalle y
estas se dan de alta en el catálogo de cuentas donde podrás configurarlas según
tus necesidades.
Manejo
Niveles de
cuentas permitidos
El sistema te
da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles hasta 20 dígitos
entre todos los niveles, con el cual podrás clasificar tus cuentas y obtener
subtotales en todos los grupos. El sistema te ofrece un catálogo estándar de 3
niveles (4 dígitos para las cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los
auxiliares).
Manejo
|
Parámetros de
configuración que afectan |
|
|
Cómo funciona
el proceso |
Consideraciones
y ejemplos |
Tipos de
catálogos de cuentas
El
sistema ofrece varios catálogos prediseñados para que puedas trabajar de
acuerdo al giro que tiene tu empresa.
- Catálogo vacío (sin cuentas).- Este catálogo
no tiene cuentas por lo que deberás agregarlo por tu cuenta.
- Catálogo estándar general.- Contiene las
cuentas que se emplean en la mayoría de las compañías, sin importar el
giro al que pertenezcan.
- Catálogo de empresas manufactureras.- Ofrece
cuentas indispensables para los procesos de fabricación.
- Catálogo para empresas comerciales.- Dentro
de la estructura de sus gastos de venta tiene cuentas como Fondo de
ahorro, Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones,
Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, entre otros
- Catálogo para empresas de servicios.- Este
catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de
venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de
asesoría, Gastos de viaje, Gastos de representación, Boletos de avión, y
otras.
- Catálogo para empresas constructoras.- Maneja
cuentas propias de una empresa constructora, tales como cuentas por
concepto de costo de obra x, planos, materiales, albañilería, así como
también maneja cuentas propias para los empleados tales como sueldos
salarios y los generales, como caja chica, bancos, entre otros.
- Catálogo de sociedad de condominios.- El
catálogo contiene cuentas que le permite llevar una contabilidad de los
terrenos, condominios y todo lo que conlleva la contabilidad de este
catálogo.
- Catálogo para dependencias gubernamentales.- Las
empresas gubernamentales son aquellas en donde el capital pertenece al
estado se encuentran cuentas para los gastos de generales que en una
empresa de gobierno puede adquirir.
- Catálogo para sociedades religiosas.- Este
catálogo tiene un giro de persona moral y se considerarán a las
iglesias y demás agrupaciones que obtengan su correspondiente
registro constitutivo ante la Secretaría de Gobernación, contienen cuentas
que se pueden manejar en una iglesia, convento, entre otros. Algunas de
las cuentas se encuentran las de Diezmo recibido, donativos,
ingresos por concepto de misiones, ingresos por servicios religiosos.
- Catálogo para personas físicas.- La persona
física es un individuo con capacidad para contraer obligaciones y ejercer
derechos; pueden prestar servicios, realizar actividades comerciales,
arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios.
- Catálogo para sociedades civiles.- Este tipo
de empresa trabaja con fines no lucrativos, las cuentas que maneja además
de las generales como caja chica, bancos, que generalmente encontrarás en
los demás catálogos, maneja cuentas propias del giro como son donativos,
comidas de negocios, comida con el personal, socio A, socio B, entre
otras.
-----------------------------------------------2DA
PARTE TEORICA ---------------------------------------
REPORTES
Reporte del
Catálogo de cuentas
Qué es
El reporte
emite la información de las cuentas dadas de alta en el catálogo.
Reporte de
Emisión de pólizas
Qué es
Para la emisión de pólizas puedes elegir
que se impriman:
·
Todos los tipos de póliza o un rango de tipos de
póliza que hayas elegido
·
Todas las pólizas o sólo aquellas que
establezcas en un rango numérico.
Diario
general
Este listado permite obtener el detalle
de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.
Reporte de
auxiliares
Esta opción te permite obtener un
reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un periodo
determinado.
Reporte de
Balance General
Esta opción te permite generar el estado
financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, tanto en
moneda contable como extranjera, el cual refleja la situación financiera de la
empresa.
Estado de
resultados
Esta opción permite generar el Estado
financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda
extranjera, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la
empresa en un determinado periodo de tiempo.
Reporte de
Libro mayor
·
Este reporte, conocido como Libro mayor
auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de
las cuentas de Mayor en un mes o varios meses, hasta llegar a un año.
·
Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el
total de abonos y el saldo final de dichas cuentas.
Reporte de
catálogo de activos
El reporte
emite información de los activos.
Inventario
de Activos fijos
Este reporte te
permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan
en tu empresa, conocer a qué persona se le tiene asignado ese activo y
registrar de una manera rápida cualquier cambio que pudiera
presentársele.
Reporte de
Balance General
Esta opción te
permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de
posición financiera, tanto en moneda contable como extranjera, el cual refleja
la situación financiera de la empresa.
Estado de
resultados
Esta opción
permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en
moneda contable como moneda extranjera, el cual refleja el importe de la
utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado periodo de tiempo.
Reporte de
Libro mayor
- Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar,
te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las
cuentas de Mayor en un mes o varios meses, hasta llegar a un año.
- Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el
total de abonos y el saldo final de dichas cuentas.
------------------------------------------G
R A F I C A
S----------------------------------------------------------------------
Gráfica de
Liquidez
- Es una razón financiera que te mostrará la
capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo.
|
Cálculos que
realiza el proceso |
|
Gráfica de
Apalancamiento
- Es una razón financiera que te mostrará en términos
de porcentajes qué parte de tu capital forma parte de las deudas de la
empresa.
|
Cálculos que
realiza el proceso |
|
Gráfica de
Prueba del Ácido
- Es una razón financiera que te mostrará el grado
hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a
corto plazo.
|
Cálculos que
realiza el proceso |
|
Gráfica de
Días de Cartera
- Es una razón financiera, que te mostrará cada
cuántos días estás cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las
ventas a crédito.
|
Cálculos que
realiza el proceso |
|
Gráfica de
Rotación de Inventarios
- Es una razón financiera, que te mostrará la rapidez
de rotación de tus fondos a través del inventario y qué tan móvil es el
mismo.
|
Cálculos que
realiza el proceso |
|
Gráfica de
Ventas
- Es una gráfica que te mostrará el importe de las
ventas que hayas tenido, ya sea en el periodo que estés trabajando o de
periodos anteriores.
- Se realiza tomando los saldos finales de las
cuentas de Ventas de cada mes.
Gráfica de Utilidad
- Es una gráfica que te mostrará las utilidades que
hayas obtenido en el periodo actual de trabajo o en periodos anteriores
según tu elección.
Se realiza considerando los saldos
finales de las cuentas de utilidades
Gráfica de Gastos generales
- Es una gráfica que te mostrará el total de los
gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación,
gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración.
Se realiza considerando los saldos
finales de las cuentas de todos los gastos (Fabricación, Administración y
Ventas.
Gráfica de Activo, Pasivo y Capital
- Es una gráfica que te mostrará el total de los
gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación,
gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración.
Apuntes
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